Belegungsplan - Beschreibung und Anleitung zur Nutzung

1. Login

1. Klicken Sie auf folgenden Link www.meiland.de/tourismus/zibepla/login.php
2. Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein (wie Zugangsdaten zum Pflegebereich Ihres Eintrages in der Übernachtungsliste, wenn Sie diese nicht verändert haben)

In der Online-Demoversion lauten die Zugangsdaten folgendermaßen:

Login: mike
Passwort: mike

Nach dem Einloggen sehen Sie folgende Bereiche für Ihr erstes Objekt:

• Bereich Belegungsplan
• Buchungsfenster
• Logout

2. Bereich Belegungsplan

Der Belegungsplan zeigt die die Belegungs-, Reservierungs- und die Verfügbarkeitszeiträume für dieses Objekt in der Jahresansicht. Verfügbare Tage werden standardmäßig grün, reservierte orange und belegte rot dargestellt. An- und Abreisetage sowie Übergangszustände von belegt zu reserviert bzw. von reserviert zu belegt, werden dementsprechend als Dreiecke angezeigt. Diese Dreiecke bilden sich durch schräge Teilung des Rechtecks (Tages). Dabei wird beispielsweise das linke obere Teil des Rechtecks (linkes Dreieck) bei dem Übergangszustand von belegt zu reserviert rot und bei dem Übergangstag von reserviert zu belegt orange dargestellt. Das gleiche passiert umgekehrt bei den Übergangszuständen von reserviert zu belegt.

Unter dem Belegungsplan befindet sich eine Reihe von Werkzeugen und der Button zum Buchungsformular:

2.1 Auswahl des Objektes

Von links angefangen sehen Sie ein Auswahlmenü. Dort befinden sich alle Objekte, die zur Zeit in dem System vorhanden sind. Um zu einem bestimmten Objekt zu wechseln wählen Sie dieses in der Liste aus und klicken Sie anschließen auf den Button „Ausführen“. Es werden nun die Belegungsdaten des ausgewählten Objekts angezeigt. Bearbeiten können Sie jedoch nur Ihre eigenen Objektdaten!

2.2 Druckmöglichkeiten

Rechts von der Objektnavigation befinden sich drei Schaltflächen in der Form eines Druckersymbols. Jede Schaltfläche erfüllt ihre eigene Funktion. Die erste von Links dient dazu die Buchungsliste auszudrucken, die zweite druckt nur den Belegungsplan aus und die dritte stellt eine Kombination der ersten zwei Schaltflächen dar und dient zum Drucken der Buchungsliste und des Belegungsplans in einem Ausdruck. Damit das Drucken von Daten möglich ist muss man das Ausdrucken von Hintergründen in Ihrem Browser aktivieren.

Hier ist eine Kurzanleitung zur Einrichtung der drei gängigsten Browser. Bei anderen Browser schlagen Sie bitte in den Beschreibungen nach.

• Im Firefox geht es über "Datei - Seite Einrichten". Dort muss man das Kontrollkästchen aktivieren
• Im Netscape Navigator geht es über "Datei - Seite Einrichten". Dort muss man das Kontrollkästchen aktivieren
• Im Internet Explorer geht es über "Extras - Internetoptionen - Erweitert". Dort muss man das Kontrollkästchen aktivieren.

2.3 Button "Buchungsformular"

Ganz rechts unter dem Belegungsplan befindet sich der Button „Buchungsformular“. Beim Klicken auf den Button öffnet sich ein neues Fenster, in dem einzelne Buchungen erstellt, bearbeitet und gelöscht werden können. Das Buchungsfenster besteht aus dem Buchungsformular, Buchungsliste mit allen Bearbeitungsmöglichkeiten und dem Filter für die Buchungsliste. Auch wenn Sie sich gerade einen fremden Belegungsplan angeschaut haben, Sie können nur Ihre eigenen Belegungsdaten (Namen, Buchungszeiten usw.) ansehen und bearbeiten!

3. Das Buchungsformular

Das Buchungsformular ist dazu da, um Raumbuchungen zu erstellen und zu editieren. Eine Buchung kann entweder eine Reservierung oder eine Belegung sein. Bei der Reservierung handelt es sich dabei um unfeste Belegung eines Raums. Buchungen – Reservierungen und Belegungen - können jeder Zeit editiert oder gelöscht werden.

Mit einer Buchung werden folgende Daten aufgenommen:

• Buchungstyp * (Reservierung oder Belegung)
• Anzahlung
• Vorname
• Nachname *
• Anzahl der Erwachsenen *
• Anzahl der Kinder *
• Datum der Ankunft * - Format Jahr, Monat, Tag
• Datum der Abreise * - Format Jahr, Monat, Tag
• Objekt * - wählen Sie hier dasjenige Ihrer Objekte aus, für das die Buchung gilt
• Service - vom Gast gewünschter Service; Hier kommen nur Frühstück, Halbpension oder Vollpension in Betracht, alle anderen Angaben werden nur von mir für die Administration Ihres Objektes benötigt.
• Kommentar (z.B. besondere Wünsche)

Felder, die mit einem Stern „*“ gekennzeichnet sich müssen immer ausgefüllt bzw. ausgewählt werden, alle anderen sind optional und können ignoriert werden.

Nach dem eingeben der notwendigen Daten klicken Sie auf den Button "Speichern" unterhalb des Formulars. Die erstellt Buchung wird nun in die Buchungsliste übertragen. Daten, die Sie eingegeben haben, bleiben in dem Formular für die Weiter- oder Wiederverwendung erhalten. Minimaler Buchungszeitraum beträgt 2 Übernachtungen.

3.1 Buchungsliste

In der Buchungsliste werden alle vorgenommenen Buchungen aufgelistet. Um Ihre Buchungen sehen zu können, müssen Sie eines Ihrer Objekte oder Ihre gesamte Objektgruppe auswählen und auf "Filter setzen" klicken! Ist Ihr Objekt nicht auswählbar, dann haben Sie noch keine Buchung eingegeben.

Die Buchungsliste kann nach vielen Kriterien sortiert oder mit dem Filter gefiltert werden. Sortierung der Buchungen erreichen Sie mit dem Klick auf die jeweilige Spaltenbezeichnung, dabei gilt ein Klick für aufsteigende Sortierung und der nächste für absteigende. Von links nach rechts stellt Buchungsliste folgende Daten für Sie dar:

• BID – steht für Buchungsidentifikationsnummer. Sortierfeld.
• Editor – zeigt den Bearbeiter, welcher die Buchung vorgenommen hat. Sortierfeld
• Objekt – Objektbezeichnung. Sortierfeld.
• Anreise – Anreisedatum der Person bzw. Personen. Sortierfeld.
• Abreise – Abreisedatum. Sortierfeld.
• Anz. – Anzahlung
• S – Status der Buchung (Reservierung oder Belegung). Sortierfeld
• Vorname – Vorname der buchenden Person. Sortierfeld
• Nachname – Nachname der buchenden Person. Sortierfeld
• EW – Anzahl der Erwachsenen. Sortierfeld
• Kinder – Anzahl der Kinder. Sortierfeld
• Service - hier kommen nur Frühstück, Halbpension oder Vollpension in Betracht, alle anderen Angaben werden nur von mir für die Administration Ihres Objektes benötigt. Sortierfeld
• K - Kommentar
• Aktionen – Konvertierung, Bearbeitung oder Löschung einer Buchung.

In der Spalte Status werden Symbole angezeigt. Aus Platzspargründen wurde auf komplette Wörter verzichtet. Ein Telefonsymbol steht für Reservierung und ein Schlüsselsymbol für eine Buchung.

Für Daten in den Spalten Editor, Objekt und Kommentar gibt es Tooltipps und für die Spalte Kommentar noch ein zusätzliches Popup mit weiteren Informationen zu dem jeweiligen Datensatz und jeweiliger Spalte. Einen Tooltipp sehen Sie wenn Sie den Mauszeiger über den Datensatz bewegen. Ein Popup mit dem gleichen Inhalt wie der Tooltipp des Kommentars öffnet sich beim Klick auf das Kommentarsymbol in der Kommentarspalte.

Anmerkung zu den Tooltipps bei der Nutzung von MS Internet Explorer: Da bei MSIE die Tooltipps unter den Select-Elementen des Reservierungsformulars angezeigt werden, werden alle Select-Felder bei Verwendung von MSIE und Anzeige eines Tooltipps ausgeblendet und beim Ausblenden wieder angezeigt. Dies ist ein Browser-Defekt. Die Beschreibung für den Fehler finden Sie auf der entsprechenden Seite von Internet Explorer.

- Aktion Editieren: Das ist ein kleines Rechtecksymbol mit einem Pfeil. Klicken Sie auf das Symbol, um einen Datensatz zu editieren. Nach dem Klicken auf das Symbol wird die entsprechende Zeile in der Buchungsliste gelb dargestellt und rot umrandet. Die Daten der Buchung werden gleichzeitig in das Buchungsformular geladen. Nun können Sie notwendige Daten ändern und abspeichern. Wenn die gelbe Markierung des Datensatzes nicht vorhanden ist, wird der Datensatz nicht editiert sondern ein neuer angelegt. Wenn Sie auf Editieren geklickt haben und es sich doch anderes überlegen, können Sie rechts oben auf „new reservation“ klicken um den Editmodus auszuschalten.

- Aktion Konvertieren: ein Klick auf das kleine Symbol mit 2 hintereinander (überlappend) stehenden Seiten mit Inhalt löst eine Konvertierungsaktion aus. Es wird eine Belegung in eine Reservierung umgewandelt und umgekehrt und ist nur da, um Ihre Arbeit zu erleichtern.

- Aktion Löschen: Das Löschen Symbol ist ein rotes Rechteck mit einem roten Kreuz drin. Beim Klicken wird eine Buchung unwiderruflich gelöscht.

3.2 Filter

Mit dem Filter steht Ihnen ein nützliches Werkzeug zur Verfügung nur bestimmte Buchungen anzuzeigen. Man kann Filter für folgende Spalten setzen: Objekt, Objektgruppe, Buchungstyp, Jahr, Monat. Mit AND (und) oder OR (oder) können Sie bestimmen wie die Filtereinstellungen verknüpft werden sollen. Wenn Sie beispielsweise ein Objekt und einen Editor auswählen und dabei die Verknüpfungsmethode OR wählen werden alle Datensätze angezeigt die für das ausgewählte Objekt oder von dem ausgewählten Editor gemacht wurden. Bei der Verknüpfung AND wurden dabei Datensätze angezeigt die für das ausgewählte Objekt und von dem ausgewählten Editor gemacht wurden. Der Hauptunterschied liegt dabei bei „und“ und „oder“.

Alle Filtereinstellungen werden nach dem Klicken auf „Filter setzen“ in die Session-Variablen gespeichert und sind solange gültig bis Sie den Filter zurücksetzen oder die Sitzung abläuft.

4. Logout

Dieser Button ist dazu da, um sich aus dem Administrationsbereich auszuloggen. Beim Ausloggen wird Ihre Sitzung auf dem Server beendet und alle Sitzungsvariablen gelöscht. Zur Sicherheit sollten Sie diese Funktion stets benutzen. Sie sehen nun nur noch die Nutzeransicht.

Auszug aus der Originalbeschreibung
unter http://www.zibepla.com